Hier zeigen wir am Beispiel 07ZR, wie Aufträge manuell importiert werden können. Für die gewünschte Schnittstelle müssen Sie ggf. Ihre Daten verwenden anstatt derer von 07ZR
Haben Sie alle Einträge konfiguriert, so können die Aufträge von 07ZR importiert werden.
Klicken Sie dazu ebenfalls auf den Reiter IMPORT / EXPORT / UPDATE und wählen hier den Manuellen Auftragsimport.
Im Fenster ALLGEMEIN werden nun schon alle Bestellungen sämtlicher angelegter Schnittstellen angezeigt.
Um nun ausschließlich zu den 07ZR-Bestellungen zu gelangen, klicken Sie auf den Reiter 07ZR.
Über einen Klick auf 07ZR manuell abrufen wird der Abruf vom 07ZR Server gestartet und die Bestellungen eingelesen. Hier können Sie nun die vorliegenden Bestellungen abarbeiten.
Beim Wechsel eines Auftrags (Tabelle auf der linken Seite) wird der Auftrag auf der rechten Seite angezeigt. Es wird versucht den Kunden über die Bankverbindung zu suchen, bzw. über die 07ZR-Kundennummer, sofern diese beim Kunden hinterlegt wurde. (Beim Anlegen des Kunden wird diese mit gespeichert). Wird ein bereits vorhandener Kunde gewählt, so wird bei diesem dann auch beim Abschluss der Bestellung die 07ZR-Kundennummer zugewiesen.
Wird der Kunde also zweifelsfrei gefunden, so besteht die Möglichkeit, die Kundenkartei zu öffnen.
Wird der Kunde nicht eindeutig identifiziert, so erscheint folgende Auswahl:
Der Kunde wurde von PlusFakt angelegt. Zur Sicherheit wird er noch einmal angezeigt (sofern nicht in der Einstellung entsprechend abgeschaltet) und man kann kurz über alle Felder schauen ob die Zuordnung stimmt. Wurde die Umsatzsteuer Ident Nr. von übermittelt und ist diese leer oder fängt nicht mit DE an so wird der Kunde als Kunde ohne MwSt. angelegt, andernfalls mit MwSt. Die entsprechende Umsatzsteuer Ident Prüfung sollten Sie noch vornehmen.
Kunde geprüft? Dann einen kurzen Blick auf den Auftrag in der rechten Hälfte des Fensters und auf Abschließen klicken. Falls nicht in den Einstellungen festgelegt, wird abgefragt welcher Beleg Typ für den Auftrag verwendet werden soll. Ab dann läuft die Abarbeitung wie in PlusFakt Enterprise gewohnt ab.
Hinweis: Sollten Sie mit mehrerern Mitarbeitern den manuellen Auftragsimport durchführen, dann müssen die Mitarbeiter sich absprechen, wer, welchen Auftrag übernimmt. Z.B. kann ein Mitarbeiter die geraden und ein anderer die ungeraden Aufträge bearbeiten oder die Mitarbeiter haben ihre Zuständigkeit alphabetisch geregelt (Mitarbeiter A macht dann alle Aufträge von A-M usw.)
Hintergrund: PlusFakt prüft beim Öffnen des Auftrags, ob dieser bereits angelegt ist. Öffnen nun zwei oder mehr Mitarbeiter den Auftrag, keiner hat ihn aber bereits abgeschlossen, versagt die Prüfung und alle Mitarbeiter könnten diesen Auftrag nun abschließen. Das führt letztendlich zu doppelten Aufträgen oder schlimmer.
Um diesen Effekt zu verhindern, empfehlen wir Ihnen den automatisierten Auftragsimport. Mehr dazu hier:
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