PlusFakt Enterprise ist gerüstet für die E-Rechnung. Neben dem Beleg (Rechnung, Gutschrift usw.) den Sie per PDF an den Kunden senden, enthält die Datei die E-Rechnungen im Format ZUGFeRD in der aktuellen Version 2.1.1.
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und ist ein Datenformat für elektronische Rechnungen. Es wurde entwickelt, um den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen zu erleichtern und den Prozess der Rechnungsstellung zu standardisieren.
ZUGFeRD basiert auf dem PDF/A-3-Standard und ermöglicht es, strukturierte Rechnungsdaten in einem PDF-Dokument zu integrieren. Auf diese Weise können sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einer einzigen Datei bereitgestellt werden. Dies erleichtert die Automatisierung von Rechnungsprozessen und erhöht die Effizienz der Rechnungsbearbeitung.
Das ZUGFeRD-Format unterstützt verschiedene Arten von Rechnungsdaten, einschließlich Basisdaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag sowie detailliertere Informationen wie Artikelbeschreibungen, Mengen und Preise. Es wird von Unternehmen in Deutschland und anderen europäischen Ländern zur Vereinfachung des elektronischen Rechnungsaustauschs verwendet und trägt zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen bei.
Das hybride Datenformat, das in ZUGFeRD verwendet wird, bezieht sich auf die Art und Weise, wie strukturierte Rechnungsdaten in ein PDF-Dokument eingebettet werden. Dabei handelt es sich um eine Kombination aus einem maschinenlesbaren XML-Datensatz und einem menschenlesbaren PDF-Dokument.
Konkret bedeutet dies, dass die Rechnungsdaten in Form eines XML-Strukturdokuments vorliegen, das innerhalb des PDF-Dokuments gespeichert wird. Dieses XML-Dokument enthält alle relevanten Informationen der Rechnung, die maschinenlesbar sind, wie z.B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Positionen, Preise und Mehrwertsteuer.
Gleichzeitig wird das PDF-Dokument so gestaltet, dass es für Menschen lesbar ist und alle üblichen visuellen Elemente einer Rechnung enthält, wie z.B. Firmenlogo, Rechnungsdetails und -positionen. Das PDF-Dokument fungiert somit als eine Art Hülle für das strukturierte XML-Datenpaket.
Durch die Verwendung dieses hybriden Datenformats können Unternehmen Rechnungen erstellen, die sowohl von Menschen als auch von Computersystemen gelesen und verarbeitet werden können. Dies erleichtert die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und trägt zur Effizienzsteigerung bei der Rechnungsbearbeitung bei.
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