Wichtig:
Wir empfehlen grundsätzlich vor der Inventur eine Datensicherung vorzunehmen.
Während einer Inventur dürfen keine weiteren Artikel Buchungen in PlusFakt vorgenommen werden.
Es ist nicht zwingend erforderlich eine Inventur mit dem Inventurmodul zu machen. Manchen Betrieben, die eine fortlaufende Bestandsprüfung haben und permanent durchführen reicht es, eine einfache Bestandsliste auszudrucken.
Für alle andern verfügt PlusFakt Enterprise über ein sehr umfangreiches Inventurmodul.
Dieses finden Sie unter Stammdaten - Inventur
Mit einem Klick auf das Stapler-Symbol kann man nun das Inventurmodul starten.
Im Folgefenster können Sie nun eine neue Inventur starten, oder aber eine bereits gestartete Inventur Weiterbearbeiten.
1. Inventur starten:
(Wenn Sie schon eine Inventur gestartet haben und diese nun Weiterbearbeiten wollen, überspringen Sie diesen Schritt und machen weiter bei 2.)
WICHTIG! Machen Sie bitte vor Beginn der Inventur unbedingt eine Datensicherung!
-Klicken Sie auf die grüne Kachel "Inventur starten"
-Legen Sie den Zeitraum fest, für den die Inventur durchgeführt werden soll.
Der festgelegte Zeitraum ist ab sofort gesperrt für jede weitere Inventur. Bis die offene Inventur abgeschlossen wurde.
2. Inventur bearbeiten / durchführen
Zählliste generieren und drucken
Links sehen Sie ihre Lagerorte, in der ersten Spalte können Sie wählen für welche Lager die Zähllisten generiert werden sollen.
Falls für eines Ihrer Lager schon ein Zählliste existiert, sehen Sie dies in der Spalte „Zählliste erzeugt“
Weiter haben Sie die Möglichkeit, die Liste mit Artikel mit Bestand oder allen Artikeln mit Bestand und den Artikeln die im gewählten Zeitraum fakturiert wurden, zu füttern.
Haben Sie auch diese Auswahl getroffen, wird mit einem Klick auf Liste generieren die Zählliste für alle markieren Lager erstellt und ausgedruckt.
Wollen Sie die Einstellung der Bestandsartikel pro Lager angepasst generieren, markieren Sie nur ein Lager, nehmen Ihre Einstellung vor und generieren Ihre Liste.
Danach können Sie immer über die Schaltfläche „Nächstes Lager wählen“ wieder zu dieser Ansicht wechseln.
Hinweis:
Soweit der Standardweg. Wollen Sie die Zählliste umsortieren, empfiehlt es sich den Drucker zuerst anzuhalten bevor sie „Liste generieren“ anklicken. Später haben Sie immer noch die Möglichkeit, die gegebenenfalls umsortierte Liste nochmals zu drucken.
Passt die Standardsortierung können Sie jetzt „Zurück zur Übersicht“ anklicken, wenn nicht, passen Sie sich ihre Tabelle an, drucken diese nochmals über „Zählliste drucken“ und springen weiter zum nächsten Lager über „Nächstes Lager wählen“.
Es besteht ebenfalls die Möglichkeit über „Artikel hinzufügen“ eventuelle Artikel der Liste hinzuzufügen, die aus welchem Grund auch immer auf jeden Fall mitgezählt werden sollten.
Inventur eingeben
Haben Sie nun also die Zähllisten gedruckt und die Bestände auf den Listen erfasst, so können Sie nun per Klick auf die Kachel "Inventur eingeben" die Bestände erfassen.
Hier können Sie nun ebenfalls wählen mit, welchem Lager Sie beginnen möchten. Wurde vorher für das gewählte Lager keine Zählliste generiert, haben Sie hier wie im ersten Schritt die Möglichkeit die Liste mit Artikel, mit Bestand oder allen Artikeln mit Bestand und den Artikeln, die im gewählten Zeitraum fakturiert wurden, zu füttern.
Über den Klick auf die Schaltfläche „Inventurbestand eingeben“ kommen Sie zur eigentlichen Eingabe der gezählten Artikel. Die angezeigte Tabelle ist wie beim ersten Vorgang sortiert, mit dem einzigen Unterschied, dass ganz vorne die Spalte zur Bestandseingabe Fett angezeigt wird.
Wichtig ist hier, dass überall wo eine "0" steht auch der Bestand auf "0" gebucht wird!
Um den Buchungsvorgang des späteren Inventurbeleges zu erklären, hier ein kleines Beispiel:
Position 1:
Laut PlusFakt sollten 12 dieser Artikel auf Bestand sein, gezählt wurden aber nur 10.
PlusFakt bucht beim Abschluss diese Position mit einer Menge von -2 auf den Inventurbeleg.
Position 2:
Laut PlusFakt sollten -3 auf Lager sein, beim Zählvorgang wurden keine Positionen des Artikels gefunden. Um den Bestand zu glätten bucht PlusFakt beim Abschluss diese Position mit einer Menge von +3 auf den Inventurbeleg.
Position 3:
Laut PlusFakt sollten 11 auf Lager sein, aber es wurden 12 gezählt. Also bucht PlusFakt diesen Artikel mit einer Menge von +1 auf den Inventurbeleg.
TIPP: Mit den Pfeiltasten können Sie in den Zählfeldern navigieren und direkt die Werte eingeben. Sie brauchen dann nicht in jedes Feld extra zu klicken.
Artikel, deren gezählter Bestand mit dem von PlusFakt übereinstimmt, werden nicht auf den Inventurbeleg übernommen.
Somit wird nur die tatsächliche Differenz zwischen gezähltem IST-Bestand und des aktuellen IST-Bestand im System mit dem Inventurbeleg verbucht.
Die Schaltfläche „Ist Bestand in Bestandseingabe übertragen“
Achtung: Alle ihre eingegebenen Werte werden mit dem aktuellen IST Bestand von PlusFakt überschrieben!
Hier besteht ebenfalls die Möglichkeit über „Artikel hinzufügen“ eventuelle Artikel der Liste hinzuzufügen, falls beispielsweise Artikel im Lager gefunden wurden, die laut PlusFakt gar nicht mehr im Bestand sind.
Sind alle Werte erfasst, so wählen Sie entweder mit "Nächstes Lager wählen" ein eventuelles nächstes Lager zum Erfassen der Daten oder kehren mit "Zurück zur Übersicht" zurück in die Inventur-Übersicht, wo Sie u.a. die Inventur abschließen oder gar zurücksetzen können.
Inventur abschließen
Mit einem Klick auf die Kachel "Inventur abschließen" können Sie die bei der Inventur eingegebenen Werte buchen.
Beachten Sie, dass dieser Prozess NICHT rückgängig gemacht werden kann!
Haben Sie also alle Werte korrekt erfasst und auf "Inventur abschließen" geklickt, so bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK und geben nun in der 2. Sicherheitsabfrage das Wort "Ende" (ohne "") ein und bestätigen ebenfalls mit "OK".
Die Inventur ist nun abgeschlossen! Die erstellten Buchungsbelege finden Sie beim Lieferanten "Inventur"
Inventur zurücksetzen
Hier können Sie die laufende Inventur zurücksetzen.
Beachten Sie, dass dies nur für die laufende Inventur gilt, eine bereits abgeschlossene Inventur kann nicht mehr geändert werden.
Hier müssen Sie ebenfalls aus Sicherheitsgründen mit "OK" bestätigen und das Wort "Ende" eingeben.
Kann während der Inventur in PlusFakt gearbeitet werden?
Sie können soweit alles in PlusFakt machen, was keinen Bestand ändert. D.h. Sie können Einlagerungen bearbeiten, Kasse bearbeiten, Preise kalkulieren etc. Sie dürfen aber keinen Beleg schreiben welcher den Bestand ändert.
Kann die Inventur von mehreren Personen durchgeführt werden?
Die Erstellung der Zähllisten muss von einem Benutzer gemacht werden, die eigentliche Eingabe der Bestände kann von mehreren Personen simultan gemacht werden. Dies gilt auch für die gleichzeitige Eingabe eines Lagerorts.
Bei einem Zeilenwechsel wird die aktuelle Zeile aktualisiert und Sie sehen dort einen Bestand, falls an einem anderen Arbeitsplatz bereits was eingetragen wurde.
Zusätzlich können Sie die Ansicht durch Anklicken der Aktualisieren Schaltfläche oder Taste F5 aktualisieren.
Muss ich die Inventur an einem Stück eingeben?
Jede Eingabe die Sie machen ist sofort gespeichert.
Sie können also das Inventurfenster jederzeit schließen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder öffnen.
Welche Suchmöglichkeiten habe ich?
Grundsätzlich haben Sie alle Filtermöglichkeiten der Tabelle. Dazu empfehlen wir Ihnen die entsprechenden Online Videos bzw. Tabellenfunktionen im Handbuch einzusehen.
Darüber hinaus haben wir zwei Matchcode Suchen eingebaut.
1.Matchcode = Reifenbreite + Reifenquerschnitt + Reifendurchmesser + Hersteller
2.Matchcode = Reifenbreite + Reifenquerschnitt + Reifendurchmesser + Profil
Dadurch können Sie im Suchpanel direkt wie folgt suchen – Beispiele:
1.1956515
2.1956515go
3.2055516michel
4.2055516alpin
Da es sich ja um eine Suche in der Inventurliste (also nicht über den kompletten Bestand handelt, werden Sie so Ihre Artikel schnell finden.
Wir haben an der Stelle auch noch eine „Hilfe“ eingebaut. Drücken Sie „Return“ (Enter), wird sofort im ersten Datensatz in das Bestandseingabe Feld gesprungen und die Eingabe kann erfolgen.
Wozu ist die Schaltfläche „Ist Bestand“ in Bestandseingabe übertragen?
Wenn sie z.B. durch fortlaufende „Inventur“ bzw. laufende „Bestandskontrollen“ eine Bestandszählung fast ohne Abweichung haben, so können Sie durch Anklicken der Schaltfläche die in PlusFakt hinterlegten Bestände in die Spalte kopieren und müssen dann nur die Positionen „korrigieren“ die nicht stimmen.
Diese Vorgehensweise wird von uns nicht empfohlen.
ACHTUNG: Wenn Sie diese Funktion aufrufen und sie haben bereits Eingaben gemacht, werden diese überschrieben.
Beim Abschluss werde ich aufgefordert, einen Lieferanten "Inventur" anzulegen. Wie gehe ich da vor?
Die Inventurbuchungen werden über den Lieferanten INVENTUR gebucht. Hier sind im Anschluss auch alle Inventurbelege zu finden.
Legen Sie dazu einfach einen neuen Lieferanten an, tragen im Feld Name den Namen "Inventur" (ohne "") ein und klicken auf speichern.
Beim Speichern können dann sämtliche anderen Felder mit Platzhaltern gefüllt werden
Was passiert dann mit den Beständen des Lagers wo KEINE Liste gedruckt wurde und wo KEINE Eingabe erfolgt ist?
Die Bestände bleiben unberührt und somit wäre eine Teilinventur so möglich.
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