Das optionale Modul "Rechnungsversand Automatik" erlaubt es Ihnen, in einem voreingestellten Zeitintervall alle (gemäß Konfiguration) offenen Kunden-Lieferscheine (im folgenden nur noch "Lieferschein" genannt) selbsttätig automatisch in Rechnungen zu wandeln und zu versenden. Notwendig hierfür ist die Einstellung der "Rechnungsversand Automatik" in den allgemeinen Einstellungen und das Anlegen eines oder mehrerer Job/s im PlusFaktTool!
Wie das Ganze konfiguriert und genutzt werden kann erfahren Sie hier.
Beachten Sie bitte unbedingt folgendes:
Bei allen Kunden (auch Neukunden) werden die in den Allgemeinen Einstellungen hinterlegten Einstellungen angewendet.
Sollen bei einem (oder mehreren) Kunden jedoch davon abweichende Einstellungen zum Tragen kommen, müssen diese explizit bei dem jeweiligen Kunden hinterlegt werden.
Einstellungen
Hinweis: Samstage und Sonntage, sowie im Terminkalender von PlusFakt eingetragene Feiertage (auch wenn diese nicht bundeseinheitlich sind) verzögern die eingestellte Ausführung. Wenn also eine Ausführung mit 2 Tagen eingestellt wurde und innerhalb der zwei Tage liegt ein Sa/So, so werden diese Tage auf den Wert aufgerechnet und, schlimmstenfalls der automatisierte Rechnungsversand auf 4 Tage erweitert.
In den allgemeinen Einstellungen von PlusFakt Enterprise (Startfenster -> Einstellungen -> Allgemeine Einstellungen) kann die Rechnungsversand Automatik konfiguriert werden.
Geben Sie in den Einstellungen im Suchfeld "rechnungsversand" (ohne "") ein.
Dort finden Sie die jeweiligen Werte, indem Sie per Doppelklick auf die 3 Punkte das Einstellungsfenster aufrufen
Einstellungsfenster
Hier können Sie folgende Einstellungen hinterlegen
ACHTUNG - Es ist essentiell wichtig, dass zu den eingestellten Zeitpunkten das PlusFakt-Tool arbeitet. Wenn das PlusFakt-Tool geschlossen ist, können von der Rechnungsversand Automatik keine Belege erstellt und versendet werden
Art:
Einzelrechnung:
Alle offenen Lieferscheine werden in einzelne Rechnungen gewandelt und per Mail versendet
Sammelrechnung:
Alle offenen Lieferscheine werden zu Sammelrechnungen zusammengefasst und per Mail versendet
Gesperrt:
Gesperrte Kunden werden bei der Rechnungsversand Automatik nicht berücksichtigt
Verzögerung:
Der eingestellte Wert ergibt die Verzögerung. Ein eingestellter Wert von 1 (ein Tag) bedeutet dass Lieferscheine bis zum Vortag (aktueller Tag - Verzögerung) berücksichtigt werden
Bei der Verzögerung werden auch alle Samstage, Sonntage sowie alle im PlusFakt-Kalender eingetragenen Feiertage berücksichtigt.
ACHTUNG: Beachten Sie bitte, dass alle Feiertage, welche im PlusFakt Kalender eingetragen sind, berücksichtigt werden, und nicht ausschließlich die bundeseinheitlichen!
Das ist leider nicht vermeidbar!
Beispiel 1
Eingestellte Verzögerung 2 Tage
Rechnungslauf am Freitag
Freitag zählt nun als 1. Tag
Samstag und Sonntag werden nicht berücksichtigt
Montag zählt als 2. Tag
Dienstag wird die Rechnung erstellt und versendet
Beispiel 2
Eingestellte Verzögerung 2 Tage
Rechnungslauf am Freitag
Montag Feiertag
Freitag zählt nun als 1. Tag
Samstag und Sonntag werden nicht berücksichtigt
Montag wird ebenfalls dann nicht berücksichtigt
Dienstag zählt als 2. Tag
MIittwochs wird die Rechnung erstellt und versendet
Häufigkeit:
Täglich
Es werden täglich gemäß der eingestellten Art Belege erstellt und versendet
Häufigkeit
Wöchentlich
Es werden wöchentlich gemäß der eingestellten Art Belege erstellt und versendet.
Wichtig ist, dass Sie den wöchentlichen Zeitpunkt wählen
Zeitpunkt:
Legen Sie hier fest, an welchem Wochentag die Belege verarbeitet werden sollen.
Häufigkeit
Monatlich
Es werden monatlich gemäß der eingestellten Art Belege erstellt und versendet.
Wichtig ist, dass Sie einen Zeitpunkt auswählen
Zeitpunkt:
Wählen Sie hier einen Tag des Monats, an dem die Belege verarbeitet und versendet werden.
BESONDERHEIT:
Es gibt Monate, die weniger als 31 Tage haben. Wenn Sie den 31. als Zeitpunkt wählen ist das gleichbedeutend mit dem letzten Tag des Monats, egal wie viele Tage der Monat hat.
Sollte ein Monat also nur 28, 29 oder 30 Tage haben und Sie haben den 31. eingestellt, so wird in dem entsprechenden Monat am 28., 29. oder 30. versendet.
Verkäufername
Hier können Sie einen Namen angeben, der auf allen Belegen als Verkäufer eingetragen wird.
Bitte beachten Sie, dass dies nur in den "Allgemeinen Einstellungen", und NICHT in den Einstellungen beim Kunden verfügbar ist
Lieferschein ausschließen wenn:
Hier können Sie Kriterien bestimmen, die dafür sorgen, dass bestimmte Lieferscheine nicht verarbeitet werden.
Negativer Gesamtbetrag:
Sollte der Lieferschein einen negativen Gesamtbetrag aufweisen, wird dieser ausgeschlossen
Rohertrag kleiner als:
Hier können Sie einen Mindestwert für den Rohertrag angeben. Wird dieser unterschritten, wird der Lieferschein ebenfalls nicht verarbeitet
Beachten Sie bitte: Wird ein Lieferschein durch die genannte Konfiguration ausgeschlossen, so wird bei dem entsprechenden Kunden die komplette Sammelrechnung NICHT erstellt!
In diesem Fall bekommen die Lieferscheine den Status "RechnungAutomatikPrüfen" (im Feld Belegstatus) und werden zusätzlich in der Übersicht rot markiert. Außerdem kann nach dem Belegstatus gefiltert werden.
Bitte zum Vergrößern anklicken
Sollten ein negativer Gesamtbetrag und/oder ein Rohertrag unterhalb der Mindestgrenze jedoch beabsichtigt sein, so muss die Sammelrechnung von Hand erstellt werden.
Neben den Einstellung für Standard-Werte können beim Kunden von Hand Einstellungen vorgenommen werden.
Diese Einstellungen beim Kunden sind höherrangig und überschreiben die Standard-Einstellungen beim Kunden.
Im Reiter "Beleg- u. Bankdaten / Tour" können Sie durch Klick auf den Button die Einstellungen aufrufen.
ACHTUNG - Es ist essentiell wichtig, dass zu den eingestellten Zeitpunkten das PlusFakt-Tool arbeitet. Wenn das PlusFakt-Tool geschlossen ist, können von der Rechnungsversand Automatik keine Belege erstellt und versendet werden
Art:
Einzelrechnung:
Alle offenen Lieferscheine werden in einzelne Rechnungen gewandelt und per Mail versendet
Sammelrechnung:
Alle offenen Lieferscheine werden zu Sammelrechnungen zusammengefasst und per Mail versendet
Gesperrt:
Gesperrte Kunden werden bei der Rechnungsversand Automatik nicht berücksichtigt
Verzögerung:
Der eingestellte Wert ergibt die Verzögerung. Ein eingestellter Wert von 1 (ein Tag) bedeutet dass Lieferscheine bis zum Vortag (aktueller Tag - Verzögerung) berücksichtigt werden
Bei der Verzögerung werden auch alle Samstage, Sonntage sowie alle im PlusFakt-Kalender eingetragenen Feiertage berücksichtigt.
ACHTUNG: Beachten Sie bitte, dass alle Feiertage, welche im PlusFakt Kalender eingetragen sind, berücksichtigt werden, und nicht ausschließlich die bundeseinheitlichen!
Das ist leider nicht vermeidbar!
Beispiel 1
Eingestellte Verzögerung 2 Tage
Rechnungslauf am Freitag
Freitag zählt nun als 1. Tag
Samstag und Sonntag werden nicht berücksichtigt
Montag zählt als 2. Tag
Dienstag wird die Rechnung erstellt und versendet
Beispiel 2
Eingestellte Verzögerung 2 Tage
Rechnungslauf am Freitag
Montag Feiertag
Freitag zählt nun als 1. Tag
Samstag und Sonntag werden nicht berücksichtigt
Montag wird ebenfalls dann nicht berücksichtigt
Dienstag zählt als 2. Tag
MIittwochs wird die Rechnung erstellt und versendet
Häufigkeit:
Täglich
Es werden täglich gemäß der eingestellten Art Belege erstellt und versendet
Häufigkeit
Wöchentlich
Es werden wöchentlich gemäß der eingestellten Art Belege erstellt und versendet.
Wichtig ist, dass Sie den wöchentlichen Zeitpunkt wählen
Zeitpunkt:
Legen Sie hier fest, an welchem Wochentag die Belege verarbeitet werden sollen.
Häufigkeit
Monatlich
Es werden monatlich gemäß der eingestellten Art Belege erstellt und versendet.
Wichtig ist, dass Sie einen Zeitpunkt auswählen
Zeitpunkt:
Wählen Sie hier einen Tag des Monats, an dem die Belege verarbeitet und versendet werden.
BESONDERHEIT:
Es gibt Monate, die weniger als 31 Tage haben. Wenn Sie den 31. als Zeitpunkt wählen ist das gleichbedeutend mit dem letzten Tag des Monats, egal wie viele Tage der Monat hat.
Sollte ein Monat also nur 28, 29 oder 30 Tage haben und Sie haben den 31. eingestellt, so wird in dem entsprechenden Monat am 28., 29. oder 30. versendet.
Versandart
Hier können Sie definieren, ob die erstellten Belege bei dem Kunden gedruckt, per Mail/FTP/Adhoc versendet, oder gedruckt und versendet werden sollen.
Mail/FTP/Adhoc
Wenn Sie dem Kunden den erstellten Beleg per Mail, FTP oder AdHoc übermitteln möchten, und NICHT zusätzlich gedruckt werden soll, wählen Sie diese Einstellung aus.
Das ist zudem die Standard-Einstellung, wenn nichts sonst gewählt wurde
Drucken
Wenn Sie alle erstellten Belege beim Kunden ausschließlich drucken möchten, wählen Sie diese Einstellung
Drucken und Mailen/FTP/Adhoc
Wenn zusätzlich zum Drucken auch per Mail/FTP/Adhoc versendet werden soll, wählen Sie diesen Punkt
Einstellungen zurücksetzen
Wenn Sie bei einem Kunden die von Hand gesetzten Einstellungen auf die Standardwerte zurücksetzen möchten, klicken Sie beim Kunden auf das Dropdown-Feld und anschließend auf "Einstellungen löschen (Standard wird wieder verwendet)
Die zuvor gezeigten Einstellungen bei einzelnen Kunden kann man auch problemlos für mehrere Kunden gleichzeitig durchführen.
Gehen Sie dazu wie folgend beschrieben vor:
Öffnen Sie die Kundensuche
Klicken Sie auf die Lupe zum Anzeigen aller Kunden (ohne etwas einzugeben im Suchfeld)
Wählen Sie in der Tabelle alle Kunden, bei denen Sie die Rechnungs-Versand-Daten ändern möchten
Öffnen Sie den Reiter "Funktionen"...
und klicken dort auf "Rechnungslauf Automatik"
Es öffnet sich das bekannte Fenster zum eintragen der Einstellungen
Bestätigen Sie mit "Ja"
Per Klick auf "OK" haben Sie die Einstellungen erfolgreich geändert
Verwendung
Wenn Sie die Rechnungsversand Automatik entsprechend konfiguriert haben, müssen Sie den Job im PlusFakt-Tool erstellen und automatisiert laufen lassen. Das ist zwingend notwendig!
Die Anleitung für die Konfiguration des Jobs finden Sie hier:
Einzelne Belege für die Übertragung sperren
Es ist möglich, dass durch Setzen eines Belegstatus einzelne Belege von der Rechnungsversand Automatik ausgeschlossen werden.
Wählen Sie den entsprechenden Beleg aus und klicken mit der rechten Maustaste in das Feld der Spalte "Beleg Status" und wählen dort den Punkt "Beleg Status setzen"
Im Folgenden Fenster können Sie den Status "RechnungAutomatikGesperrt" wählen und mit OK bestätigen.
Im Feld Beleg Status kann sofort der Status eines Beleges eingesehen werden:
EXKURS: Sollte die Spalte "Beleg Status" nicht in Ihrer Tabelle vorhanden sein, können Sie diese dort mit wenigen Klicks einblenden.
Hier finden Sie dazu die Anleitung
Rechnungsversand per Email
Die von der Rechnungsversand Automatik erstellten Belege werden von dem PC aus versendet, auf dem das PlusFakt-Tool arbeitet. In der Regel ist dies Ihr Server.
Damit der PllusFakt-Tool-Job nun die Belege per Email versenden kann wird es dringend empfohlen, in den allgemeinen Einstellungen die SMTP-Daten Ihres Email-Providers zu hinterlegen. Somit hat das Tool dann die Möglichkeit, die Mails "selbst" zu versenden.
Es ist auch möglich, z.B. per Outlook oder sonstiger Email-Software versenden zu lassen, doch besteht hierbei die Möglichkeit, dass das Email-Programm aus vermeintlichen Sicherheitsgründen das Senden verweigert.
Oftmals ist dies dann auch nicht nachvollziehbar und führt im Endeffekt dazu, dass die Mails unbemerkt nicht versendet werden.
Wie Sie die nötigen SMTP-Daten im PlusFakt Enterprise hinterlegen können, erfahren Sie hier:
Versendete Emails sind dann beim jeweiligen Kunden unter "Briefe/Dateien" einzusehen.
Mailvorlagen
PlusFakt Enterprise übernimmt beim Versand von Emails die hinterlegten Mailvorlagen für den Rechnungsversand. Sind beim Kunden eigene Mailvorlagen eingestellt, werden diese berücksichtigt.
Hier können Sie sich die Mailvorlagen anschauen und ggf. anpassen:
und klicken dort auf "Rechnungslauf Automatik"
Es öffnet sich das bekannte Fenster zum eintragen der Einstellungen
Bestätigen Sie mit "Ja"
Per Klick auf "OK" haben Sie die Einstellungen erfolgreich geändert
in das Feld der Spalte "Beleg Status" und wählen dort den Punkt 
"Beleg Status setzen"
"RechnungAutomatikGesperrt" wählen und mit 
OK bestätigen.
© by 